Welcome Pack dla nowego pracownika — co włożyć do zestawu

Po co w ogóle Welcome Pack

Zestaw powitalny rozwiązuje trzy rzeczy naraz: nowa osoba dostaje sprzęt i materiały w jednym pudełku zamiast w pięciu mailach, czuje się oczekiwana, a firma wygląda na poukładaną. Przy zespołach rozproszonych to często jedyny fizyczny kontakt z marką pracodawcy.

Co najczęściej trafia do zestawu

Odzież z logo

Bluza albo koszulka to element, który realnie zostaje w użyciu. Warto od razu zebrać rozmiary przy podpisywaniu umowy — inaczej paczka albo czeka, albo trzeba dosyłać.

Notes i długopis

Klasyka, która nadal działa. Notes z grawerowaną lub tłoczoną okładką wygląda znacznie lepiej niż nadruk na okładce miękkiej.

Kubek

Najbardziej „biurowy" z gadżetów — trafia na biurko i zostaje tam na lata.

Drobiazgi użytkowe

Smycz do identyfikatora, podkładka pod mysz, torba bawełniana, butelka na wodę. Lepiej dać jedną rzecz dobrą niż pięć takich, które wylądują w szufladzie.

Element lokalny lub rzemieślniczy

Kawa od lokalnej palarni, świeca sojowa, słodycze od rzemieślnika. To zwykle najlepiej zapamiętywana część zestawu, bo wyłamuje się ze schematu gadżetu reklamowego.

Kartka z dedykacją

Dwa zdania od zespołu albo przełożonego. Koszt zerowy, efekt największy.

Jak zaplanować budżet

Zestawy dzielimy zwykle na trzy poziomy:

• Podstawowy — koszulka lub kubek, notes, długopis, kartka. Sensowny przy dużej rotacji i licznych rekrutacjach.
• Standardowy — bluza, kubek, notes premium, drobiazg lokalny, opakowanie z nadrukiem.
• Premium — odzież, akcesoria skórzane z grawerem, produkty rzemieślnicze, pudełko drewniane lub kaszerowane.

Przy planowaniu warto policzyć koszt całego zestawu razem z opakowaniem i wysyłką, a nie samych gadżetów. Pudełko i wypełnienie to zwykle 10–20% wartości paczki, a decydują o pierwszym wrażeniu.

Logistyka: to zwykle najtrudniejsza część

Przy zespole rozproszonym paczki jadą pod różne adresy, w różnych terminach i często na ostatnią chwilę. Dlatego kompletujemy zestawy u siebie, pakujemy i wysyłamy bezpośrednio do odbiorców — HR dostaje tylko listę adresów do uzupełnienia. Możemy też trzymać zapas gotowych zestawów i wysyłać je na sygnał, kiedy pojawia się nowa osoba.

Czego unikać

• Gadżetów, które nie przetrwają miesiąca — psują wrażenie bardziej, niż gdyby ich nie było
• Logo na każdym elemencie zestawu — wystarczy na dwóch, trzech
• Odzieży bez zebranych rozmiarów
• Zamawiania na ostatnią chwilę: przy personalizacji realny czas to około dwóch tygodni

Jeśli chcesz zobaczyć, co konkretnie możemy skompletować, zajrzyj na stronę boxów i Welcome Packów albo od razu opisz swój pomysł w kreatorze wyceny.

Kalendarz przygotowań

Zestawy powitalne przygotowuje się inaczej niż jednorazową akcję. Poniżej realny harmonogram pierwszego uruchomienia:

• Tydzień 1 — ustalenie zawartości i budżetu na osobę, wybór odzieży i opakowania
• Tydzień 2 — projekt znakowania, wizualizacje, akceptacja
• Tydzień 3–4 — produkcja znakowania, kompletowanie zestawów
• Od tygodnia 5 — wysyłki na bieżąco, w miarę zatrudniania nowych osób

Po pierwszym uruchomieniu kolejne paczki wychodzą w dzień lub dwa, bo zapas leży już skompletowany. To zwykle największa różnica między firmą, która ma Welcome Packi, a firmą, która „chciałaby je mieć".

Zestawy dla klientów i partnerów

Ten sam mechanizm sprawdza się poza HR. Najczęściej robimy trzy warianty jednego projektu:

• Powitalny dla pracownika — odzież, akcesoria do pracy, kartka od zespołu
• Dla klienta po podpisaniu umowy — produkty premium, mniej logo, więcej jakości
• Na event lub targi — lżejszy, tańszy, w większym nakładzie

Wspólny projekt graficzny obniża koszt przygotowania, a jednocześnie utrzymuje spójność: wszystkie trzy zestawy wyglądają jak z jednej rodziny.

Opakowanie robi połowę roboty

Najczęstszy błąd to dobre gadżety w słabym pudełku. Zestaw otwiera się raz i to jest moment, który zostaje w pamięci. Warto rozważyć pudełko z nadrukiem albo grawerowaną drewnianą skrzynkę, wypełnienie w kolorze marki i zawieszkę z imieniem odbiorcy — grawer imienny kosztuje niewiele, a personalizacja zmienia odbiór całości.

Jak sprawdzić, czy to działa

Efekt zestawu powitalnego widać w trzech miejscach: w opiniach z pierwszego tygodnia pracy, w liczbie zdjęć wrzucanych przez nowe osoby do sieci i w tym, czy odzież rzeczywiście jest noszona po miesiącu. Ostatni punkt jest najbardziej bezlitosny — jeśli bluza wisi w szafie, to znak, że przy kolejnym zamówieniu trzeba zmienić model albo krój, a nie logo.

Częste pytania